ABD’de iş hayatındaki iletişim ve e-posta kültürü

ABD’de bulunan şirketler yayınladıkları iş ilanlarında potansiyel adaylardan beklentilerini sıralarken mutlaka ”Excellent Communication” olarak adlandırılan yeteneklerinin de gelişmiş olmasını isterler.

Türkçeye ”Mükemmel İletişim” olarak çevirebileceğimiz bu yetenek aslında temelde iki özelliğie dayanır: Basitlik ve açıklık. Burada basitlik ve açıklıktan kastımız e-postalara verdiğiniz cevapların içeriği ve kullandığınız üslup ile ilgilidir. Aşağıda ”Excellent Communication”ın ne olduğunu ve bu yeteneğinizi nasıl geliştirebileceğinizi örneklerle birlikte açıklayacağız.

1-) Her e-posta cevaplanmalıdır

E-posta temelinde iki veya daha fazla kişinin aynı anda mesajlaştığı bir iletişim aracıdır. Ancak handikapı, göndericinin alıcıların mesajı alıp almadığını anlayamamasıdır. Slack, HipChat, Discord, Facebook Messenger ve WhatsApp gibi anlık mesajlaşma uygulamalarında gönderici alıcının mesajı alıp almadığını çoğu zaman görebilmektedir. Bunun yanında bu tarz uygulamalar ”anlık mesajlaşma” olarak özel bir kategori altinda değerlendirildiği için karşılıklı iletişim çoğunlukla gündelik konuşma seviyesinde sürdülür. Fakat ABD’de eğer çalışma arkadaşlarınızdan veya yöneticilerinizden e-posta aldıysanız mutlaka e-postayı aldığınızı belirten bir cevap mesajını en kısa zamanda göndermelisiniz.

Örnek:
Subject: Team Meeting MojiLaLa
Hello team,

We will have a team meeting tomorrow at 10am California time (Wednesday), via Google Hangout. We will review where we are with MojiLaLa and discuss final deadlines and launch dates. Be prepared to showcase 1 thing that you enjoyed or really want to share with the team.

Cevap:
Hello Dana,

I received the email, see you tomorrow!
Best
Kaan

Yukarıdaki örnekte şirket bir takım toplantısı düzenliyor. Doğal olarak bu e-posta birden fazla kişiyi gönderiliyor. Göndericinin e-postayı herkesin alıp almadığını bilmesi ve tek tek takip etmesi çok zor. Siz e-postayı aldığınıza dair cevabı kısa ve net bir şekilde göndermelisiniz. ”Nasıl olsa toplantıya katılacağım, tam zamanlı çalışıyorum. Ofise de geliyorum.. O yüzden e-postayı cevaplamasam da olur” düşüncesi yanlıştır.

Örnek 2:
Subject: Writing Books

Kaan,

Here are some titles that may help you:

-HBR Guide to Better Business Writing, Bryan Garner
-Top 20 Great Grammar for Great Writing, Keith Folse et. al.
-Writing Clearly An Editing Guide, Jane Lane, Ellen Lange

See you in class.
Linda

Cevap 2:
Hello Prof. Dukatte,

I got your email. Thank you so much. I will look for these books on Amazon.

Best Regards,
Kaan Caliskan

Günlük hayatta birisinden kitap tavsiyesi istediğinizde ve o kişi size tavsiyede bulunduğunda teşekkür edersiniz. Peki aynı durum e-posta ile gerçekleşirse? Çoğu kişi bu tarz ”ufak” e-postlara cevap vermeyi ya unutuyor ya da gerek görmüyor. Oysa ki bu temel iletişim yeteneğiniz ve karakterinizi gösteren önemli bir özelliktir.

Mantıklı cevap verme ve yapıcı konuşma

ABD’de hem yazılı iletişim hem de sözlü iletişim doğrudan yapılır. Burada ”doğrudan”dan kastımız kişilerin konuşurken söylemek istediklerini direkt olarak, konuyu başka yere saptırmadan ve gizli anlamlar yüklemeden söylemesidir.

Örnek olarak şöyle bir e-posta aldığınızı varsayalım:
Merhaba Kaan,

Slack’i kullanabilmen için e-posta adresini davetiye attım. Lütfen e-postanı kontrol ederek gelen link üzerinden Slack’e üye olup uygulamayı indirir misin?

Teşekkürler,

Bu e-postaya verilecek doğru ve yanlış cevabı gösterelim.

Yanlış cevap:
Merhaba Mesut Bey,

Dizüstü bilgisayarım bozulduğu için e-postalarımı kontrol edemedim. Öğleden sonra da kendimi pek iyi hissetmedim ve dinlendim. Yarın bakmaya çalışacağım..

Yukarıdaki cevap neden yanlış?
Öncelikli olarak ABD’de çalışma arkadaşınıza veya yöneticinize bu tarzda bir cevap atarsanız iletişim yeteneğinizin gelişmemiş olduğu düşünülür.

Bunun ilk nedeni verdiğiniz cevabın içerisine size sorulandan-istenenden bambaşka şeyler yazmış olmanız. Karşınızdaki kişi sizin bilgisayarınızın bozuk olup olmadığını sormuyor, dürüst olmak gerekirse sağlık durumunuzla ya da özel hayatınızla da ilgilenmiyor. Bunlar sizin kişiler durumlarınız ve problemleriniz. Kendi kişisel sorunlarınızı ve içinde bulunduğunuz durumu konudan bağımsız bir şekilde e-postaya yazarsanız insanlar sizin bahane uyduran ve sorulan temel soruya dahi cevap veremeyen bir kişi olduğunuz kanısına varırlar.

İkinci olarak yukarıda yazılan cevap e-postasında yapıcı bir üslup kullanılmamış. Profesyonel iş hayatının içerisinde bulunuyorsunuz. Yaptığınız konuşmalarda ve verdiğiniz cevaplarda yapıcı olmayı sürdürmelisiniz.

Doğru cevap:
Merhaba Mesut Bey,

Slack’e en kısa zamanda üye olacağım ve uygulamasını indireceğim.

Teşekkürler,
Kaan Çalışkan

Yukarıdaki cevap ”doğrudan” size sorulan-istenen konuya cevap niteliğinde. Size gönderilen ”mesajı” aldığınızı açıkça belli ediyorsunuz. İkinci olarak bunu olabildiğince basit ve açık bir şekilde yapıyorsunuz. Üçüncü olarak yapıcı bir üslup ile mesajınızı yazıyorsunuz.
Amerika’da iş hayatında temel olarak her zaman kullanmanız gereken üslup budur.

Yukarıda açıkladığımız başlıklar ve örnekler oldukça basit görünebilir. Ancak maalesef birçok kişi iş hayatında e-posta ve iletişim konularına yeterince özen göstermediği ve dikkat etmediği için çalışmala arkadaşları ve yöneticileri üzerinde yanlış bir izlenim bırakabiliyor. Bu temel iletişim beceresini gösterdiğiniz taktirde kesinlikle çevrenizde bir farkındalık oluşturacağınızı söyleyebiliriz.